Términos y Condiciones del Servicio
1. Sobre Experiencias Mantra SAS
Somos una empresa legalmente constituida en Colombia y habilitada para desarrollar actividades turísticas. En la organización de nuestros viajes y experiencias, Mantra puede actuar como organizador e intermediario de diferentes servicios turísticos prestados por terceros, tales como aerolíneas, hoteles, operadores locales, empresas de transporte, restaurantes, guías y otros proveedores.
Nuestro compromiso es seleccionar y coordinar los servicios que hacen parte de cada experiencia, así como brindar información y acompañamiento al viajero durante el proceso de reserva y desarrollo del viaje, de acuerdo con las condiciones particulares de cada programa.
2. Aceptación de los términos y condiciones
La solicitud de una cotización, la realización de una reserva, el pago total o parcial de un viaje o la contratación de cualquiera de nuestros servicios implica el conocimiento y aceptación de estos términos y condiciones, así como de las condiciones específicas informadas para cada experiencia.
Cada programa podrá contar con condiciones particulares relacionadas con itinerario, servicios incluidos, tarifas, forma de pago, requisitos de ingreso al destino y políticas específicas de cancelación.
3. Reservas y tarifas
Las tarifas informadas por Mantra podrán estar sujetas a disponibilidad y cambios hasta el momento en que se realice el pago correspondiente y la reserva sea confirmada por escrito. Una vez realizado el anticipo y confirmada la reserva por Mantra, se establecerán las condiciones económicas aplicables al servicio contratado, de acuerdo con la cotización o contrato aceptado por el viajero.
Los precios podrán variar antes de la confirmación de la reserva debido a factores como cambios en las tarifas de proveedores, disponibilidad, inflación, impuestos, tasas o variaciones en la tasa representativa del mercado. El valor y las condiciones específicas del anticipo serán informados en la cotización correspondiente a cada viaje.
4. Forma y plazos de pago
Los viajes podrán pagarse mediante cuotas o abonos, de acuerdo con las condiciones acordadas entre Mantra y el viajero. Como regla general, el valor total del viaje deberá encontrarse pagado a más tardar cuarenta y cinco (45) días antes de la fecha de inicio de la experiencia, salvo que en la cotización o contrato se establezca una condición diferente. El incumplimiento de los plazos de pago podrá afectar la continuidad de la reserva y, en determinados casos, dar lugar a su cancelación, de acuerdo con las condiciones informadas al viajero. Los costos financieros, comisiones bancarias, cargos por plataformas de pago u otros gastos asociados a las transacciones podrán ser asumidos por el cliente cuando así se informe previamente.
5. Tipo de cambio
Cuando las tarifas de un viaje estén expresadas en dólares estadounidenses u otra moneda extranjera y el pago se realice en pesos colombianos, se aplicará la tasa de cambio informada por Mantra antes de realizar el pago. La tasa aplicable podrá variar de acuerdo con el comportamiento del mercado y las condiciones establecidas para cada pago.
6. Documentación y requisitos de viaje
Es responsabilidad del viajero contar con los documentos necesarios y vigentes para realizar el viaje. Dependiendo del destino, estos podrán incluir:
- Documento de identidad.
- Pasaporte vigente.
- Visas o permisos de ingreso.
- Certificados de vacunación o requisitos sanitarios.
- Seguro o asistencia de viaje, cuando corresponda.
- Otros documentos exigidos por autoridades migratorias, aerolíneas o proveedores turísticos.
El viajero deberá verificar con anticipación los requisitos aplicables a su nacionalidad y destino.
La falta, vencimiento o inconsistencia de los documentos requeridos podrá impedir la realización del viaje o el ingreso a un país, actividad o servicio. Los gastos derivados de estas situaciones podrán ser asumidos por el viajero cuando sean consecuencia de información incorrecta, documentación insuficiente o incumplimiento de sus obligaciones.
Para realizar reservas y emitir determinados servicios, Mantra podrá solicitar información personal como nombre completo, número de documento, pasaporte, nacionalidad, fecha de nacimiento y demás datos necesarios para la correcta prestación del servicio.
7. Modificaciones del itinerario
Los itinerarios son diseñados cuidadosamente para ofrecer la experiencia propuesta. Sin embargo, determinados factores pueden hacer necesario realizar modificaciones antes o durante el viaje. Entre ellos se encuentran condiciones climáticas, restricciones de autoridades, cierres de vías o atractivos, disponibilidad de proveedores, situaciones de seguridad, huelgas, protestas, desastres naturales u otros eventos fuera del control razonable de Mantra. Cuando sea necesario realizar una modificación, Mantra procurará buscar alternativas que permitan mantener la calidad, seguridad y esencia de la experiencia. Cuando las circunstancias lo permitan, los viajeros serán informados oportunamente sobre los cambios realizados.
8. Eventos de fuerza mayor
Existen situaciones que no pueden ser previstas o controladas razonablemente, incluso aplicando todas las medidas necesarias. Estas pueden incluir, entre otras, fenómenos naturales, condiciones meteorológicas adversas, conflictos, disturbios, huelgas, protestas, restricciones gubernamentales, emergencias sanitarias, incendios, cierres o cualquier otra situación que afecte el normal desarrollo del viaje. En estos casos, Mantra podrá modificar, reprogramar, suspender o cancelar total o parcialmente los servicios cuando sea necesario para proteger la seguridad de los viajeros o atender las circunstancias presentadas. Los costos adicionales generados por situaciones ajenas al control de Mantra podrán estar sujetos a las condiciones de los proveedores involucrados y a las alternativas disponibles en cada caso.
9. Cancelaciones y reembolsos
La reserva de un viaje está condicionada a un depósito inicial, el cual es destinado a garantizar servicios como alojamientos, transporte, tiquetes, actividades y servicios contratados con proveedores nacionales o internacionales y no es reembolsable. Salvo que se establezcan condiciones particulares para un viaje específico, las siguientes penalidades aplican sobre el valor total del plan:
| Tiempo antes del viaje | Condición de cancelación |
| Más de 90 días | Depósito inicial no reembolsable |
| Entre 89 y 60 días | 15 % del valor total del plan, más los costos financieros aplicables |
| Entre 59 y 45 días | 35 % del valor total del plan, más los costos financieros aplicables |
| Entre 44 días y la fecha de salida | 100 % del valor total del plan, más los costos financieros aplicables |
| No presentación | 100 % del valor total del plan |
10. Servicios de alojamiento
Los hoteles y alojamientos incluidos en cada experiencia serán informados de acuerdo con el programa contratado. En caso de ser necesario, Mantra podrá sustituir un alojamiento por otro de categoría o condiciones similares, procurando mantener el nivel general de la experiencia. Estas modificaciones podrán realizarse por razones de disponibilidad, operación o circunstancias ajenas al control de la empresa.
11. Visitas, excursiones y actividades
Las actividades, visitas y excursiones se desarrollarán de acuerdo con el itinerario programado. No obstante, los tiempos y recorridos pueden verse afectados por condiciones climáticas, cierres, movilidad, condiciones del terreno, decisiones de autoridades u otras situaciones externas. Antes de determinadas actividades, especialmente aquellas que impliquen caminatas, aventura o exigencia física, se podrá informar a los viajeros sobre las características, tiempos, condiciones y recomendaciones correspondientes. Cada viajero deberá evaluar responsablemente su participación de acuerdo con sus condiciones personales y seguir las indicaciones de los guías, operadores y responsables de seguridad.
12. Actividades contratadas directamente por el viajero
Mantra no asume responsabilidad por actividades, excursiones, compras o servicios contratados directamente por el viajero con proveedores externos que no hagan parte del programa contratado. Cualquier relación contractual o situación derivada de dichos servicios será responsabilidad directa entre el viajero y el proveedor correspondiente.
13. Responsabilidad del viajero
Cada viajero es responsable de:
- Cumplir con los horarios establecidos.
- Contar con la documentación requerida para el viaje.
- Seguir las recomendaciones de seguridad.
- Cumplir las normas establecidas por autoridades, proveedores y operadores locales.
- Informar oportunamente cualquier situación relevante que pueda afectar su participación en el viaje.
- Asumir los gastos adicionales derivados de decisiones personales, incumplimientos o situaciones atribuibles directamente al viajero.
La pérdida de vuelos, conexiones, servicios o reservas como consecuencia del incumplimiento de horarios, documentación insuficiente o situaciones atribuibles al viajero podrá generar costos adicionales.
14. Pertenencias personales
Cada viajero es responsable del cuidado de sus pertenencias personales durante el viaje. Recomendamos mantener bajo supervisión documentos, dinero, equipos electrónicos y objetos de valor, así como utilizar los mecanismos de seguridad disponibles en hoteles y alojamientos. En caso de pérdida, daño o hurto, Mantra brindará orientación razonable cuando sea posible, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a los proveedores o autoridades competentes.
15. Salud y condiciones médicas
El viajero declara que se encuentra en condiciones adecuadas para participar en la experiencia contratada. Es importante informar previamente a Mantra cualquier condición médica relevante, alergia, tratamiento, restricción alimentaria, necesidad especial o condición que pueda requerir atención durante el viaje. Cada viajero deberá llevar los medicamentos personales que requiera y contar con las recomendaciones médicas necesarias antes de realizar el viaje. Cuando la experiencia implique actividades físicas, caminatas, altura, condiciones climáticas particulares o actividades de aventura, recomendamos consultar previamente con un profesional de la salud.
16. Viajeros con movilidad reducida o necesidades especiales
Si el viajero presenta una condición de movilidad reducida o requiere asistencia especial, deberá informarlo antes de realizar la reserva. Con esta información, Mantra podrá orientar al viajero sobre las características del programa y evaluar, junto con los proveedores involucrados, las condiciones de accesibilidad y adecuación de la experiencia. Algunos destinos, alojamientos, medios de transporte o actividades pueden tener limitaciones de accesibilidad que deben ser consideradas antes de contratar.
17. Menores de edad
Los menores de edad deberán viajar acompañados por sus padres, representantes legales o personas debidamente autorizadas, según corresponda. Cuando un menor viaje con una persona diferente a sus padres o representantes, será responsabilidad de los adultos responsables contar con las autorizaciones y documentos exigidos por las autoridades correspondientes. Los requisitos podrán variar de acuerdo con el destino, la nacionalidad y las condiciones de transporte.
18. Comportamiento y convivencia
En Mantra buscamos crear experiencias respetuosas, seguras y enriquecedoras para todos. Los participantes se comprometen a mantener una conducta respetuosa hacia los demás viajeros, el equipo de Mantra, los operadores locales y las comunidades anfitrionas.
No está permitido:
- El consumo o porte de sustancias ilegales.
- El incumplimiento reiterado de las normas y horarios establecidos.
- Cualquier comportamiento que ponga en riesgo la seguridad propia o la de otras personas.
- Actitudes agresivas, violentas o irrespetuosas hacia otros participantes, comunidades, proveedores o integrantes del equipo.
El incumplimiento grave de estas condiciones podrá dar lugar a la exclusión del viajero de determinadas actividades o del viaje, sin perjuicio de las consecuencias económicas que puedan derivarse de los servicios ya contratados.
19. Recogidas y horarios
Los horarios de recogida y salida serán informados en el programa o durante el viaje. El viajero deberá encontrarse listo en el lugar y hora establecidos. La ausencia o retraso del pasajero podrá afectar su participación en el servicio, especialmente cuando el transporte deba continuar con el itinerario programado.
20. Nuestro compromiso
En Mantra trabajamos para diseñar y coordinar experiencias de calidad, seleccionando cuidadosamente nuestros programas y proveedores. Nos comprometemos a actuar con diligencia en la organización de los servicios contratados, brindar información relevante a nuestros viajeros y buscar soluciones razonables ante situaciones que puedan afectar el desarrollo de la experiencia. Sin embargo, viajar implica factores variables y circunstancias que pueden estar fuera del control de cualquier operador turístico.
Por eso, invitamos a nuestros viajeros a asumir cada experiencia con preparación, flexibilidad, respeto y disposición para adaptarse a las particularidades de cada destino.
21. Recomendaciones antes de viajar
Antes de iniciar tu experiencia, te recomendamos:
- Verificar los requisitos migratorios y sanitarios del destino.
- Consultar con un profesional de la salud sobre vacunas o recomendaciones preventivas, cuando corresponda.
- Informarnos con anticipación sobre alergias, restricciones alimentarias o necesidades especiales.
- Revisar las condiciones climáticas del destino y preparar la ropa adecuada.
- Respetar las costumbres, tradiciones y normas culturales de las comunidades que visitaremos.
- Contratar y mantener vigente la asistencia o seguro de viaje cuando sea requerido o recomendado para el destino.
22. Legislación aplicable y jurisdicción
Las relaciones derivadas de la contratación de los servicios de Experiencias Mantra SAS se regirán por las leyes aplicables de la República de Colombia. Cualquier controversia será tratada de conformidad con los mecanismos y autoridades competentes establecidos por la legislación colombiana.
23. Actualización de estos términos
Mantra podrá actualizar o modificar estos términos y condiciones cuando sea necesario. Para cada reserva, serán aplicables las condiciones informadas y aceptadas por el viajero al momento de contratar el servicio.
Experiencias Mantra SAS